Điều 2. Giải thích từ ngữ

Ý chính cần nhớ

• ▸Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ, phát huy giá trị và bảo đảm quyền tiếp cận thông tin.
• ▸Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin, có nội dung và hình thức không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin; gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.
• ▸Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
• ▸Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định.
• ▸Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.
• ▸Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.
• ▸Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
• ▸Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
• ▸Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.
• ▸Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
• ▸Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
• ▸Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Lưu ý dễ nhầm

• Nhầm lẫn giữa tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ.
• Nhầm lẫn giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
• Bỏ sót các thành phần của nghiệp vụ lưu trữ.

Giải thích