Điều 12. Chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu

Ý chính cần nhớ

• ▸Chuyển từ giấy sang thông điệp dữ liệu: bảo đảm toàn vẹn; truy cập, sử dụng được để tham chiếu; có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• ▸Nếu văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• ▸Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ giấy sang thông điệp dữ liệu phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
• ▸Chuyển từ thông điệp dữ liệu sang giấy: bảo đảm toàn vẹn; có thông tin để xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu; có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• ▸Nếu thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì còn phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật.
• ▸Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.
• ▸Giá trị pháp lý của văn bản được chuyển đổi theo quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý dễ nhầm

• Nhầm yêu cầu chuyển từ giấy sang thông điệp dữ liệu với yêu cầu chuyển từ thông điệp dữ liệu sang giấy (ví dụ: chữ ký số chỉ bắt buộc với một số loại văn bản giấy, còn chữ ký, con dấu chỉ bắt buộc khi thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử).
• Bỏ sót yêu cầu về tính năng chuyển đổi của hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi.
• Lẫn giữa 'ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi' (bắt buộc với cả hai chiều) và 'chữ ký số' hoặc 'chữ ký, con dấu' (chỉ bắt buộc trong trường hợp đặc biệt).

Giải thích