Điều 12. Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng biểu mẫu và lưu trữ báo cáo, hồ sơ, sổ sách

Ý chính cần nhớ

• ▸Biểu mẫu phải được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, có thể in ra để tra cứu khi cần thiết.
• ▸Thông tin về thủ tục hành chính tại Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01), Sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 07) được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
• ▸Thông tin về người dân, doanh nghiệp được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• ▸Cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên phải điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu khác trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả.
• ▸Biểu mẫu được ký điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật về chữ ký điện tử.
• ▸Việc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, sổ sách thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

Lưu ý dễ nhầm

• Nhầm lẫn nguồn trích xuất thông tin: thông tin thủ tục hành chính lấy từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, còn thông tin người dân, doanh nghiệp lấy từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp.
• Nhầm tưởng biểu mẫu không được ký điện tử.
• Nhầm việc lưu trữ không theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Giải thích