Bài học
23/2015/NĐ-CP
Điều 14. Chế độ lưu trữ
Căn cứ: Điều 14, 23/2015/NĐ-CP — Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Tóm tắt
Điều 14 quy định việc lưu trữ sổ chứng thực và các giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Sổ chứng thực được lưu trữ vĩnh viễn; một số loại giấy tờ chứng thực chữ ký lưu 02 năm, chứng thực hợp đồng, giao dịch lưu 20 năm; không thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản lưu trữ.
Ý chính cần nhớ
- ▸Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
- ▸Chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch: lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực, thời hạn 02 năm.
- ▸Không lưu trữ đối với chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp và chứng thực bản sao từ bản chính.
- ▸Chứng thực hợp đồng, giao dịch: lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ, thời hạn 20 năm.
- ▸Không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ theo khoản 2 và khoản 3 Điều 14.
- ▸Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Lưu ý dễ nhầm
- Nhầm thời hạn lưu trữ chứng thực chữ ký (02 năm) với chứng thực hợp đồng, giao dịch (20 năm).
- Tưởng rằng mọi trường hợp chứng thực chữ ký đều phải lưu trữ, trong khi có trường hợp không lưu trữ (giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính).
Giải thích
Điều 14 quy định chế độ lưu trữ trong chứng thực. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, phải được bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Đối với chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực trong thời hạn 02 năm; nhưng không lưu trữ đối với chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp và chứng thực bản sao từ bản chính. Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ trong thời hạn 20 năm. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, đồng thời có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Nguyên văn Điều 14. Chế độ lưu trữ
1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.
4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.
5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bài học được biên soạn tự động từ toàn văn chính thức và kiểm tra đối chiếu với nguyên văn Điều luật. Khi có khác biệt, nguyên văn văn bản là căn cứ.