Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tập hợp các dữ liệu về tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử. 2. Mã lưu trữ hồ sơ là dãy ký hiệu do cơ quan, tổ chức cấp cho mỗi hồ sơ từ khi tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ, không lặp lại ở hồ sơ khác, được dùng để kết nối, cập nhật, chia sẻ, khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. 3. Tiêu đề hồ sơ là thông tin mô tả ngắn gọn, khái quát nội dung của tài liệu có trong hồ sơ và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. 4. Thời hạn lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. 5. Mã lưu trữ tài liệu là dãy ký hiệu do cơ quan, tổ chức cấp cho mỗi tài liệu từ khi tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ, không lặp lại ở tài liệu khác, được dùng để kết nối, cập nhật, chia sẻ, khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Trường hợp tài liệu thuộc hồ sơ, mã lưu trữ tài liệu được đặt là Mã lưu trữ hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ. 6. Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy (viết tắt là Kho tài liệu giấy) là hệ thống tổng hợp hạ tầng xây dựng cơ bản, máy móc, trang thiết bị để lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy. 7. Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác (viết tắt là Kho tài liệu khác) là hệ thống tổng hợp hạ tầng xây dựng cơ bản, máy móc, trang thiết bị để lưu trữ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. 8. Trung tâm dữ liệu của Kho lưu trữ số (viết tắt là DC - Data Center) là công trình viễn thông, bao gồm nhà trạm, hệ thống cáp, hệ thống máy tính và hệ thống điện cùng các thiết bị phụ trợ được lắp đặt vào đó để xử lý, lưu trữ, quản lý, tra cứu, sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của một hoặc nhiều tổ chức, cá nhân. 9. Trung tâm dữ liệu dự phòng của Kho lưu trữ số (viết tắt là DR - Disaster Recovery) là công trình viễn thông, bao gồm nhà trạm, hệ thống cáp, hệ thống máy tính và hệ thống điện cùng các thiết bị phụ trợ được lắp đặt vào đó để sao lưu hệ thống thông tin và sao lưu dữ liệu tại DC nhằm bảo đảm khả năng phục hồi và hoạt động liên tục của DC. 10. Hệ thống lưu trữ dự phòng của Kho lưu trữ số (viết tắt là RR - Risk Recovery) là hệ thống hạ tầng kỹ thuật độc lập thực hiện việc sao lưu dữ liệu của DC nhằm bảo đảm khả năng khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố mất hoặc hư hỏng dữ liệu tại cả DC và DR. 11. Nền tảng Lưu trữ số quốc gia là hệ thống công nghệ thông tin tổng hợp bao gồm: hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin, đường truyền, giải pháp kỹ thuật, phần mềm, dịch vụ dùng chung được thiết lập làm cơ sở để kết nối, chia sẻ các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 12. Hệ thống phần mềm của Kho lưu trữ số là Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. 13. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là việc thêm mới dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số hoặc sửa đổi, bổ sung một số trường thông tin không cố định thuộc dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ đã có trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. 14. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử là tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; trật tự, an toàn xã hội; đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng.