Điều 3. Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ

Ý chính cần nhớ

• ▸Thông tin cơ bản của hồ sơ lưu trữ gồm: mã lưu trữ hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng trang; ghi chú.
• ▸Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có) hoặc đường liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; ghi chú.
• ▸Thông tin cơ bản của tài liệu phim hoặc ảnh (không bao gồm thông tin tại khoản 2) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản, dương bản); tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.
• ▸Thông tin cơ bản của tài liệu ghi âm hoặc ghi âm và ghi hình (không bao gồm thông tin tại khoản 2) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (ghi âm hoặc ghi âm và ghi hình); tên sự kiện; tiêu đề; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.
• ▸Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ phải được đồng bộ với cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ trong toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bảo đảm khả năng chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Lưu ý dễ nhầm

• Nhầm lẫn giữa thông tin cơ bản của hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
• Cho rằng thông tin cơ bản của tài liệu phim/ảnh và ghi âm/ghi hình bao gồm cả thông tin tại khoản 2.

Giải thích