Bài học
113/2025/NĐ-CP
Điều 20. Chức năng hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Căn cứ: Điều 20, 113/2025/NĐ-CP — Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
Tóm tắt
Điều 20 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện nghiệp vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Các chức năng gồm tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ hết thời hạn; đánh giá, xác định lại thời hạn; thông báo tài liệu dự kiến hủy gán với hồ sơ khác; xuất danh mục; lưu lịch sử; bảo đảm đồng bộ với Kho lưu trữ số và hệ thống khác.
Ý chính cần nhớ
- ▸Tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
- ▸Đánh giá, xác định lại thời hạn: giữ lại vĩnh viễn; tiếp tục lưu trữ theo thời hạn mới; hủy khi có quyết định của người có thẩm quyền.
- ▸Thông báo tài liệu dự kiến hủy đang gán với hồ sơ khác chưa hết thời hạn; cho phép giữ lại, bổ sung vào hồ sơ liên quan; nhập lý do hủy; xác nhận lại lệnh hủy; hủy sau khi xác nhận.
- ▸Xuất Danh mục hồ sơ, tài liệu dự kiến hủy và Danh mục hồ sơ, tài liệu hủy.
- ▸Lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu của quá trình hủy tài liệu.
- ▸Bảo đảm việc hủy tài liệu hết giá trị đồng bộ, nhất quán giữa Kho lưu trữ số và các hệ thống khác.
Lưu ý dễ nhầm
- Nhầm rằng hệ thống tự động hủy tài liệu hết hạn mà không cần xác nhận/quyết định của người có thẩm quyền.
- Bỏ qua bước thông báo tài liệu dự kiến hủy đang gán với hồ sơ khác chưa hết thời hạn.
- Cho rằng chỉ cần hủy mà không cần lưu lịch sử hoặc xuất danh mục.
Giải thích
Điều 20 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng để thực hiện nghiệp vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Hệ thống phải tự động thông báo và tổng hợp hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền. Sau đó, hệ thống hỗ trợ đánh giá và xác định lại thời hạn lưu trữ: giữ lại vĩnh viễn, tiếp tục lưu trữ theo thời hạn mới, hoặc hủy khi có quyết định của người có thẩm quyền. Hệ thống cũng phải thông báo những tài liệu dự kiến hủy đang gán với hồ sơ khác chưa hết thời hạn, cho phép giữ lại và bổ sung vào hồ sơ liên quan, nhập lý do hủy, xác nhận lại lệnh hủy và hủy sau khi xác nhận. Đồng thời, hệ thống phải xuất được danh mục hồ sơ, tài liệu dự kiến hủy và danh mục hồ sơ, tài liệu hủy; lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu quá trình hủy; bảo đảm đồng bộ, nhất quán giữa Kho lưu trữ số và các hệ thống khác.
Nguyên văn Điều 20. Chức năng hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện nghiệp
vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị sau đây:
1. Tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ cho đến khi
có xác nhận của người có thẩm quyền.
2. Đánh giá, xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu được thông báo hết
thời hạn lưu trữ: giữ lại lưu trữ vĩnh viễn; tiếp tục lưu trữ theo thời hạn lưu trữ
mới; hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi có quyết định của người có thẩm quyền.
3. Thông báo những tài liệu dự kiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác
chưa hết thời hạn lưu trữ (nếu có) và cho phép giữ lại, bổ sung vào hồ sơ liên quan;
nhập lý do hủy tài liệu; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận.
4. Xuất Danh mục hồ sơ, tài liệu dự kiến hủy; Danh mục hồ sơ, tài liệu hủy.
5. Lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu của quá trình hủy tài liệu.
6. Bảo đảm việc thực hiện đồng bộ, nhất quán việc hủy tài liệu hết giá trị giữa
Kho lưu trữ số và các hệ thống khác.
Bài học được biên soạn tự động từ toàn văn chính thức và kiểm tra đối chiếu với nguyên văn Điều luật. Khi có khác biệt, nguyên văn văn bản là căn cứ.