Điều 22. Chức năng hỗ trợ vận hành Kho lưu trữ số

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ các nhóm chức năng vận hành Kho lưu trữ số sau đây: 1. Quản trị chung đối với vận hành Kho lưu trữ số a) Thông báo với bộ phận quản trị khi xảy ra sự cố. b) Lưu lại thông báo sự cố và lịch sử xử lý sự cố. c) Lưu lại nguyên nhân sự cố. d) Lưu hồ sơ khắc phục sự cố. đ) Hỗ trợ việc di chuyển hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đến Kho lưu trữ khác. e) Lưu lại lịch sử di chuyển của hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đến Kho lưu trữ khác. g) Trường hợp di chuyển thất bại, Hệ thống có chức năng lưu lại nguyên nhân thất bại. h) Phục hồi các hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được chuyển đến Kho lưu trữ khác trong ít nhất 03 tháng. i) Lưu hồ sơ lịch sử truy hồi hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. k) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, dữ liệu theo yêu cầu. 2. Quản trị đối với người dùng a) Nhận diện và xác thực người dùng khi đăng ký, đăng nhập (nội bộ, bên ngoài, đơn vị thu nộp, đơn vị tích hợp, khách hàng dịch vụ, độc giả...). b) Lưu hồ sơ người dùng (tên, ngày đăng ký, thông tin cá nhân để xác thực, lịch sử truy cập và sử dụng...). c) Phân quyền và trao quyền cho người dùng theo quy chế quản lý người dùng của Kho lưu trữ số. d) Kiểm soát quyền của người dùng. đ) Xác định các loại hình tài liệu, hình thức sử dụng tài liệu và dịch vụ đối với từng người dùng. 3. Kiểm soát vai trò và quyền của người quản trị a) Xác định rõ vai trò và thẩm quyền của người quản trị. b) Xác định rõ quyền truy cập vào hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện, danh mục tài liệu mật. c) Cảnh báo ở mức hệ thống điều hành và ngăn chặn việc truy cập trái phép, vượt thẩm quyền của người quản trị. d) Ghi lại toàn bộ lịch sử hoạt động của từng quản trị viên trong Hệ thống, kể cả những truy cập bị cảnh báo và ngăn chặn. 4. Quản lý thiết bị mạng và hệ thống bảo mật a) Có hệ thống phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập. b) Kết nối với các hệ thống nhận dạng khác. c) Người truy cập vào hệ thống bảo mật được nhận dạng và xác thực bằng các hình thức: mật khẩu, mã xác thực, sinh trắc học hoặc đăng nhập qua tài khoản định danh, xác thực điện tử. 22 CÔNG BÁO/Số 751 + 752/Ngày 15-6-2025 d) Có khả năng kiểm soát việc truy cập vào hệ thống bảo mật, hệ thống điều khiển, hệ thống nhận diện sự xâm nhập và hệ thống giám sát. đ) Ghi lại toàn bộ lịch sử truy cập vào hệ thống bảo mật. 5. Quản lý việc giao, nhận tài liệu lưu trữ số a) Xác nhận các nhân tố cơ bản của gói tin: quy cách đóng gói, yêu cầu mã hóa, yêu cầu cấp chứng nhận, yêu cầu ký số, tính chất gốc (bản gốc, sao, phiên bản), tính chất mật, tính chất duy nhất. b) Xác định đơn vị và tài khoản giao nhận: thẩm quyền của từng tài khoản khi truy cập vào gói tin, thẩm quyền sử dụng thông tin trong gói tin. c) Xác định mức độ bảo mật của gói tin trong quá trình gửi nhận và lưu trữ tại Kho Lưu trữ số. d) Xác định mức độ toàn vẹn của gói tin trong quá trình giao nhận. đ) Có giải pháp bảo đảm sự toàn vẹn của gói tin trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số. e) Xác định thỏa thuận giữa bên giao và bên nhận. g) Lưu lịch sử giao, nhận. 6. Quản lý hoạt động giao và nhận tin a) Có quy trình giao, nhận tài liệu lưu trữ số. b) Có khả năng cung cấp chứng nhận giao, nhận tài liệu lưu trữ số (biên bản giao, nhận tài liệu). c) Có khả năng bảo mật quá trình giao, nhận tài liệu đối với dữ liệu chứa thông tin bí mật nhà nước và khi có yêu cầu. d) Có chức năng chống chối bỏ quá trình giao, nhận tài liệu. 7. Quản lý sự di chuyển và tiếp nhận tài liệu a) Có quy trình quản lý và kiểm soát việc di chuyển, tiếp nhận tài liệu trực tiếp, trực tuyến. b) Có tính năng lưu vết và chống chối bỏ lịch sử quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu. c) Bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu. d) Bảo mật thông tin của quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu. đ) Có biện pháp bảo mật các tin nhắn ngoại tuyến của quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu.