Điều 26. Nguyên tắc lưu trữ dự phòng

Ý chính cần nhớ

• ▸Lập, bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác so với tài liệu gốc thông qua yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản.
• ▸Bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu dự phòng khi tài liệu gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
• ▸Hạn chế nguy cơ mất thông tin do thiên tai, thảm họa và nguy cơ phụ thuộc công nghệ.
• ▸Bảo đảm khả năng cập nhật công nghệ tiên tiến, hiện đại, phù hợp xu hướng lưu trữ thế giới.
• ▸Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng; khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ thực hiện lưu trữ dự phòng.
• ▸Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.

Lưu ý dễ nhầm

• Cho rằng chỉ tài liệu gốc mới cần bảo quản đặc biệt, trong khi tài liệu dự phòng cũng phải bảo đảm toàn vẹn, tin cậy, chính xác.
• Bỏ qua yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản trong lưu trữ dự phòng.
• Nhầm rằng Nhà nước chỉ lập dự phòng cho tài liệu công, không lập cho tài liệu tư có giá trị đặc biệt.

Giải thích