Bài học
113/2025/NĐ-CP
Điều 5. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương
Căn cứ: Điều 5, 113/2025/NĐ-CP — Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
Tóm tắt
Điều 5 quy định về kiến trúc dữ liệu, các nguồn dữ liệu, trách nhiệm cập nhật và tần suất cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương; đồng thời yêu cầu kết nối với Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Ý chính cần nhớ
- ▸Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương phải tuân thủ Khung kiến trúc số cấp bộ, cấp tỉnh.
- ▸Nguồn dữ liệu để xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương gồm: dữ liệu chủ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; dữ liệu chủ từ tài liệu giấy và vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử.
- ▸Nguồn dữ liệu để xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức thuộc bộ, ngành, địa phương gồm: dữ liệu chủ từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; từ Hệ thống xử lý chuyên môn, nghiệp vụ; từ tài liệu giấy và vật mang tin khác tại lưu trữ hiện hành.
- ▸Chủ quản cơ sở dữ liệu bộ, ngành, địa phương thiết lập công cụ, biện pháp để cập nhật, đồng bộ dữ liệu bảo đảm an toàn, bảo mật.
- ▸Dữ liệu chủ của cơ quan, tổ chức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương thông qua Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương.
- ▸Định kỳ 06 tháng, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương.
- ▸Chủ quản cơ sở dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và chuẩn bị điều kiện kết nối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Lưu ý dễ nhầm
- Nhầm lẫn giữa nguồn dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương (khoản 2) và nguồn dữ liệu cấp cơ quan, tổ chức (khoản 3).
- Nhầm tần suất cập nhật là 03 tháng hoặc 12 tháng thay vì 06 tháng.
- Nhầm đối tượng chịu trách nhiệm cập nhật định kỳ: là các cơ quan, tổ chức, không phải chỉ chủ quản cơ sở dữ liệu.
Giải thích
Điều 5 hướng dẫn xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương. Trước hết, cơ sở dữ liệu phải được thiết kế tuân thủ Khung kiến trúc số cấp bộ và cấp tỉnh. Nguồn dữ liệu để xây dựng, cập nhật được chia theo hai cấp: cấp bộ, ngành, địa phương và cấp cơ quan, tổ chức thuộc bộ, ngành, địa phương. Với cấp bộ, ngành, địa phương, nguồn gồm dữ liệu chủ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý và dữ liệu chủ từ tài liệu giấy, vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử. Với cấp cơ quan, tổ chức, nguồn gồm dữ liệu chủ từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, từ Hệ thống xử lý chuyên môn, nghiệp vụ và từ tài liệu giấy, vật mang tin khác tại lưu trữ hiện hành. Chủ quản cơ sở dữ liệu bộ, ngành, địa phương phải thiết lập công cụ, biện pháp cập nhật, đồng bộ bảo đảm an toàn, bảo mật. Dữ liệu chủ của cơ quan, tổ chức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương thông qua Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương. Định kỳ 06 tháng, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện việc cập nhật. Chủ quản cơ sở dữ liệu cấp bộ, ngành, địa phương còn phải xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và chuẩn bị điều kiện sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Nguyên văn Điều 5. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành,
địa phương
1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương được thiết kế kiến
trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ kiến trúc dữ liệu trong Khung kiến trúc số cấp bộ,
Khung kiến trúc số cấp tỉnh.
2. Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của
bộ, ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ
quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành, địa phương.
b) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử.
3. Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức thuộc bộ, ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống xử lý chuyên môn, nghiệp vụ.
c) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu
lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ hiện hành.
d) Chủ quản cơ sở dữ liệu bộ, ngành, địa phương thiết lập công cụ, biện pháp
để cập nhật, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bộ, ngành, địa phương
bảo đảm an toàn, bảo mật.
4. Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ,
ngành, địa phương
a) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa
phương thông qua Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương.
b) Định kỳ 06 tháng các cơ quan, tổ chức phải thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương.
5. Chủ quản cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn
thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương, chuẩn bị các
điều kiện bảo đảm sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ
Nhà nước Việt Nam.
8 CÔNG BÁO/Số 751 + 752/Ngày 15-6-2025
Bài học được biên soạn tự động từ toàn văn chính thức và kiểm tra đối chiếu với nguyên văn Điều luật. Khi có khác biệt, nguyên văn văn bản là căn cứ.