Phần 3. Kiểm tra, giải trình và kê khai kết quả xác định nhu cầu nhân lực

II. TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai Đối chiếu quy định còn hiệu lực và dữ liệu đã xác nhận; rà soát, phân định nhiệm vụ theo trục dọc giữa Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã và theo trục ngang giữa các cơ quan cùng cấp. Phân loại nhiệm vụ tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, chấm dứt hoặc cần bổ sung; xác định rõ nhiệm vụ được tự quyết định, nhiệm vụ vẫn phải xin ý kiến cấp trên, chủ thể chủ trì, phối hợp và chịu trách nhiệm cuối cùng. Khi phân cấp, ghi rõ cơ quan giao, nhận, thời điểm có hiệu lực, thẩm quyền quyết định, phần việc còn lại của cấp trên (hướng dẫn, kiểm tra, hậu kiểm) và các điều kiện thực hiện chưa chuyển giao đồng bộ về thủ tục, nhân lực, kinh phí, dữ liệu, tài sản. Không thống kê lại từ đầu hoặc tính trùng giữa các cơ quan, các cấp. Mã nhiệm vụ xác định loại nhiệm vụ; mã cơ quan, đơn vị xác định nơi thực hiện, vai trò chủ trì hoặc phối hợp ghi riêng. Phân biệt số loại nhiệm vụ với số lượt giao thực hiện. Nhiệm vụ “khác” chỉ ghi khi có công việc thực tế và căn cứ giao. Ban Tổ chức Trung ương phối hợp các đầu mối rà soát văn bản chức năng, nhiệm vụ của Trung ương và địa phương, xây dựng danh mục dùng chung; đối chiếu với dữ liệu cơ sở để phát hiện nhiệm vụ thiếu, trùng, đã chuyển giao hoặc chưa rõ chủ thể chịu trách nhiệm. Cơ quan đầu mối chuẩn hóa danh mục, ưu tiên nhiệm vụ phổ biến cấp xã, kèm căn cứ, cấp thực hiện, sản phẩm và đơn vị tính. Đơn vị lựa chọn nhiệm vụ thuộc trách nhiệm; nhiệm vụ chưa có trong danh mục được ghi “đề xuất bổ sung”, kèm căn cứ, mã tạm. Giữ mã nhiệm vụ đã dùng; khi đổi sang mã chung phải có bảng đối chiếu, không bắt đơn vị kê khai lại. Mỗi cơ quan có mã riêng, không dùng mã địa bàn thay mã cơ quan. Đồng thời rà soát vị trí việc làm đã phê duyệt: giữ nguyên, cập nhật bản mô tả hoặc kiến nghị sửa đổi theo thẩm quyền; không tự sửa danh mục đã phê duyệt. Đối với địa phương, xem xét đồng bộ tác động của 04 nhóm yếu tố: địa giới hành chính; quy mô, trình độ phát triển; mức độ phân cấp, phân quyền; khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, tự chủ và xã hội hóa. Phân tích đặc điểm 04 nhóm địa bàn: (1) đô thị đặc biệt; (2) đô thị; (3) đồng bằng; (4) miền núi và điều kiện đặc thù của từng địa phương. Điều kiện vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, đi lại và thường trực được ghi nhận riêng khi có ảnh hưởng thực tế đến công việc; không tự đặt hệ số tăng, giảm biên chế theo vùng. Kê khai tại Biểu A1 - Danh mục nhiệm vụ; tham khảo Phụ lục I, IV và V. Kết quả: danh mục nhiệm vụ có mã, căn cứ, trạng thái, nguồn dữ liệu và nội dung phải xác minh. Bước 2. Xác định công việc, công đoạn và sản phẩm Phân biệt: nhiệm vụ là nội dung được giao; công việc là phần việc để thực hiện nhiệm vụ; sản phẩm là kết quả có thể xác nhận. Vị trí việc làm là nhóm công việc ổn định gắn với sản phẩm, trách nhiệm và năng lực. Với mỗi nhiệm vụ, xác định công việc, công đoạn chính, sản phẩm, đơn vị chủ trì và phối hợp, người hoặc vị trí chịu trách nhiệm, thẩm quyền quyết định. Không tách thao tác nhỏ thành nhiệm vụ hoặc vị trí riêng; không đếm một sản phẩm nhiều lần. Mỗi sản phẩm ghi đơn vị tính, yêu cầu chất lượng, thời hạn và căn cứ xác nhận; nếu nhiều vị trí tham gia thì phân rõ phần việc và trách nhiệm của từng vị trí, xác định giờ lao động đối với phần đo được thời gian; phần khó chuẩn hóa thời gian thực hiện theo phương pháp 3 tại Bước 6. Kê khai tại Biểu A2 - Công việc và sản phẩm; tham khảo Phụ lục I, II và V. Kết quả: danh mục công việc, sản phẩm gắn nhiệm vụ và vị trí việc làm. Bước 3. Xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện a) Thống kê sản lượng thực tế theo loại sản phẩm, kỳ và mức độ phức tạp; nhiệm vụ theo nhiệm kỳ, cao điểm hoặc mới phát sinh phải nêu căn cứ, không lấy một tháng bất thường làm đại diện cả năm. b) Xác định thời gian theo thứ tự: định mức chuyên ngành còn hiệu lực; thời gian tham chiếu đã kiểm chứng; số liệu thực đo, khảo sát mẫu có nguồn và xác nhận. Không tự lấy thời hạn giải quyết thủ tục hành chính làm giờ lao động. Sản phẩm lặp lại có độ phức tạp khác nhau có thể phân 06 nhóm theo Phụ lục III khi đã có tiêu chí và thời gian tham chiếu được xác nhận; chưa đủ căn cứ thì ghi trạng thái cần kiểm chứng, không áp hệ số giả định vào phương án biên chế. Cơ quan đầu mối theo khối, ngành, lĩnh vực và địa phương chịu trách nhiệm tập hợp, chuẩn hóa, hướng dẫn sử dụng danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm phổ biến, mã tham chiếu, đơn vị tính, nguồn và thời gian tham chiếu đã được xác nhận (nếu có); ưu tiên nhóm việc phát sinh thường xuyên tại cấp xã và các ngành có khối lượng lớn. Việc cung cấp danh mục mẫu thực hiện ngay khi phát hành Hướng dẫn và tiếp tục bổ sung sau kiểm thử, tập huấn; danh mục minh họa chưa kiểm chứng không phải định mức thời gian hoặc căn cứ trực tiếp giao biên chế. Đơn vị chưa có định mức được kê khai thời gian đo thực tế hoặc kiểm đếm, ước lượng có giải trình, nguồn, người xác nhận; kết quả chưa được kiểm chứng chỉ dùng để tính thử. Chỉ phân nhóm sản phẩm cần thiết; không chấm điểm từng hồ sơ, công đoạn hoặc từng người. Cùng loại sản phẩm phải dùng cách tính thống nhất. Tính giờ lao động thực tế của người tham gia, không phải thời gian chờ hoặc toàn bộ thời hạn xử lý. Công việc có nhiều người tham gia phải phân tách giờ theo phần việc, tránh cộng trùng; với phần khó chuẩn hóa thời gian, ghi yêu cầu phối hợp, chuyên môn và tiến độ để áp dụng phương pháp 3. Ví dụ: 300 hồ sơ × 30 phút soạn thảo = 150 giờ; 300 hồ sơ × 10 phút kiểm tra = 50 giờ. Tổng 200 giờ chỉ khi hai phần việc chưa được tính ở nơi khác. Đây là số liệu minh họa. c) Ghi thêm giờ thường xuyên, định kỳ, theo nhiệm kỳ, phối hợp, quản lý, đào tạo hoặc thường trực nếu chưa tính trong giờ sản phẩm. Mỗi giờ chỉ tính một lần, có căn cứ và người xác nhận; giờ trực phải trừ phần đã tính cho xử lý hồ sơ trong ca. Ví dụ: 12 lần rà soát dữ liệu/năm × 3 giờ/lần = 36 giờ, chỉ cộng nếu chưa tính trong giờ sản phẩm. Không cộng tỷ lệ 10 - 15% hoặc hệ số cố định cho phần chưa đo; không dùng khung 06 nhóm để thay số liệu sản lượng, thời gian và việc kiểm chứng. d) Bộ phận chuyên môn xác nhận sản lượng, thời gian, nguồn. Dữ liệu thiếu căn cứ ghi “chưa kiểm chứng”, nêu nội dung và hạn bổ sung; không đưa vào tổng đã xác nhận. Kê khai tại Biểu B1 - Khối lượng và thời gian thực hiện công việc; liên kết với Biểu A2, tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: khối lượng, giờ công việc đo được theo vị trí; phần áp dụng phương pháp 3 và phần còn thiếu căn cứ được ghi riêng. Bước 4. Xác định thay đổi công việc do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa Ghi công đoạn thực tế thay đổi do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ, xã hội hóa; đo số lượng áp dụng, thời gian trước và sau, phần giờ thực giảm và công việc mới tăng (quản lý dữ liệu, giám sát dịch vụ, kiểm soát chất lượng...). Chỉ ghi tác động có bằng chứng. Chọn một trong hai cách: (1) dùng thời gian trước thay đổi rồi cộng, trừ tác động thực tế; hoặc (2) dùng thời gian đã đo sau thay đổi. Không cộng, trừ lại phần đã phản ánh trong số đo. Ghi rõ cách tính, kỳ áp dụng, nguồn và người xác nhận. Đổi nguồn kinh phí hoặc chuyển sang tự chủ không đương nhiên làm giảm công việc hoặc giờ lao động. Không giảm giờ chỉ vì có phần mềm, thủ tục trực tuyến hay khả năng thuê dịch vụ; chỉ giảm phần việc đã thực sự thay đổi hoặc chuyển giao hợp pháp, tránh tính hai lần. Kê khai tại Biểu B2 - Tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa; tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: thời gian thực tăng, giảm đã được kiểm chứng và thời điểm phát sinh. Các công đoạn hoặc tác động được ghi tại phần chi tiết của Biểu B2; bảng tổng hợp tự động ghi nhận giờ giảm, giờ tăng và tác động ròng theo mã công việc, mã vị trí việc làm và kỳ. Chỉ đưa vào kết quả xác định nhu cầu nhân lực phần tác động đủ chứng cứ, đúng kỳ và đã đối chiếu trùng; không coi thông báo kiểm tra kỹ thuật là xác nhận nghiệp vụ. Bước 5. Đối chiếu, hoàn thiện danh mục vị trí việc làm, bản mô tả và khung năng lực Đối chiếu từng vị trí việc làm với chức năng, nhiệm vụ, công việc và sản phẩm; rà soát theo các nhóm: tiếp tục sử dụng, cần điều chỉnh, tích hợp hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ theo thẩm quyền. Một vị trí không đồng nghĩa một người hay một biên chế; không tạo vị trí từ người hoặc ngạch hiện có. Bản mô tả phải nêu công việc, sản phẩm, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ phối hợp và điều kiện thực hiện; khung năng lực gồm năng lực chung, chuyên môn, lãnh đạo, quản lý và đặc thù (nếu có), gắn yêu cầu quan sát, kiểm chứng; không chỉ liệt kê văn bằng, chứng chỉ. Kế thừa bản mô tả, khung năng lực đã phê duyệt; chỉ sửa phần thay đổi. Công chức áp dụng mẫu tại Phụ lục VI Nghị định 361/2025/NĐ-CP, viên chức tại Phụ lục IV Nghị định 232/2026/NĐ-CP trong phạm vi áp dụng; khối Đảng, Mặt trận và mô hình đặc thù theo quy định của cấp có thẩm quyền. Biểu C2 ghi mã vị trí việc làm, trách nhiệm, năng lực theo khung và căn cứ, địa chỉ lưu bản mô tả, khung năng lực; không sao chép lại toàn bộ hồ sơ. Các thông tin về nhân lực, ngạch, bậc, chế độ và nơi tính biên chế được quản lý, đối chiếu riêng theo thẩm quyền, không dùng làm biến số xác định nhu cầu. Nêu mức năng lực cần có và bằng chứng đánh giá. Năng lực số, xử lý dữ liệu, phối hợp hoặc quản lý dịch vụ chỉ bổ sung khi công việc yêu cầu; không bắt buộc chứng chỉ đồng loạt hoặc biến kết quả đánh giá cá nhân thành hệ số biên chế. Phân biệt vị trí công chức, viên chức và nhân sự theo chế độ khác; đối với đơn vị sự nghiệp tách số người, nguồn kinh phí theo quy định. Người kiêm nhiệm công tác đảng ghi phần việc, thời gian và vị trí chính; người và biên chế chỉ tính một lần. Ghi tại C1, C2; đối chiếu A2 và Phụ lục II, V. Kết quả: danh mục, bản mô tả, khung năng lực và đề xuất xử lý. Bước 6. Xác định số người cần thiết theo từng vị trí việc làm a) Lựa chọn phương pháp phù hợp với tính chất công việc: phương pháp 1 (PP1) xác định theo cơ cấu, chức danh, định mức bố trí hoặc yêu cầu hiện diện được quy định; phương pháp 2 (PP2) xác định theo khối lượng và thời gian lao động đo được; phương pháp 3 (PP3) thẩm định theo sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm và năng lực chuyên môn đối với công việc khó chuẩn hóa thời gian. Mỗi kết quả phải có căn cứ và được xác nhận theo thẩm quyền. PP1 phân biệt số người bắt buộc với số chức danh tối đa; làm rõ chức trách kiêm nhiệm và phần công việc do người đã bố trí thực hiện. Đối với cán bộ giữ chức vụ theo nhiệm kỳ, chức danh tư pháp và nhân sự chuyên biệt, căn cứ cơ cấu, chức danh, điều kiện bố trí và quy định chuyên ngành có hiệu lực. Địa phương xem xét quy mô, phạm vi phục vụ, điều kiện địa bàn, di chuyển, thường trực và khả năng dùng chung nhân lực. Chỉ tính yếu tố đặc thù có tác động thực tế và được xác nhận, không áp hệ số vùng cơ học. Ví dụ PP1: Văn bản quy định phải có 01 người đứng đầu thì xác định theo cơ cấu đó; không tính theo số văn bản ký. Đây chỉ là minh họa. Giới hạn số cấp phó tối đa không phải yêu cầu bố trí đủ số tối đa; số thực cần căn cứ nhiệm vụ và được xem xét theo thẩm quyền. Một vị trí có thể dùng nhiều phương pháp cho các phần việc khác nhau nhưng không cộng trùng. Phần công việc đã được người bố trí theo cơ cấu hoặc yêu cầu hiện diện thực hiện trong quỹ thời gian làm việc không được tiếp tục quy đổi thành nhu cầu tăng thêm; chỉ tính phần vượt khả năng thực hiện có căn cứ. Giờ trực trong ca đã có giờ xử lý hồ sơ phải trừ phần trùng. b) PP2 áp dụng khi xác định được khối lượng và thời gian lao động; ưu tiên định mức chuyên ngành còn hiệu lực, thời gian tham chiếu đã xác nhận hoặc số liệu khảo sát có kiểm chứng. Tổng giờ lao động cần thiết bằng giờ sản phẩm cộng giờ bổ sung chưa tính trong sản phẩm; điều chỉnh tăng, giảm theo tác động thực tế đã được kiểm chứng và đối chiếu trùng. Nếu thời gian sản phẩm đã là số đo sau thay đổi thì không tính lại phần tác động đã phản ánh. Chỉ tính phần việc thuộc đúng vị trí, cùng kỳ và phạm vi. Quỹ thời gian làm việc dùng để quy đổi được xác định theo kỳ tính và chế độ làm việc. Mức tham chiếu cho kỳ 01/10/2025-30/9/2026, với chế độ 40 giờ/tuần, 05 ngày/tuần và phép năm cơ bản 12 ngày, là: (261 ngày thứ Hai đến thứ Sáu - 11 ngày nghỉ lễ, Tết tính trên lịch làm việc - 12 ngày phép) × 8 giờ = 1.904 giờ/người/năm. Đây là mức tham chiếu nghiệp vụ PP2 theo các điều kiện nêu trên, không phải định mức năng suất hoặc định mức biên chế bắt buộc. Cơ quan quản lý xác nhận bảng lịch làm việc và ngày nghỉ áp dụng; ngày nghỉ bù thay cho ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần không được trừ hai lần, ngày hoán đổi làm việc phải được đối chiếu đầy đủ. Chế độ ca, kíp, trực, giáo dục, y tế, phép năm theo thâm niên hoặc chế độ khác áp dụng quỹ thời gian tương ứng theo quy định, không dùng 1.904 giờ một cách cơ học. Từng năm dự báo sử dụng quỹ thời gian có căn cứ; khi tổng hợp phải thống nhất cơ sở quy đổi hoặc báo cáo riêng. Không tự giảm quỹ thời gian quy đổi bằng tỷ lệ “giờ hữu ích” hoặc cộng bù giờ dự phòng thiếu căn cứ. Họp, đào tạo bắt buộc, công tác đảng kiêm nhiệm và nhiệm vụ chung đã được tính vào tổng giờ lao động cần thiết thì không tiếp tục trừ cùng thời gian khỏi quỹ giờ quy đổi. Nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn, biệt phái và biến động nhân lực được theo dõi để bố trí thay thế, điều phối trong kỳ, không tự động chuyển thành nhu cầu biên chế lâu dài. Công thức PP2: Số người lao động quy đổi = Tổng giờ lao động cần thiết trong năm ÷ Quỹ thời gian làm việc dùng để quy đổi của 01 người trong năm. Quỹ thời gian tham chiếu của kỳ gốc là 1.904 giờ; chế độ đặc thù sử dụng mức đã được xác nhận. Đối với sản phẩm được phân 06 nhóm và có thời gian tham chiếu đã được xác nhận, thực hiện theo danh mục sản phẩm dùng chung; giờ sản phẩm được xác định từ sản lượng nhân với số phút/sản phẩm được chấp nhận, chia 60. Nhóm sản phẩm không tự tạo hệ số nhân thời gian, không dùng hệ số đang thử nghiệm để tính biên chế. Ví dụ PP2 (giả định): 6.000 sản phẩm × 30 phút ÷ 60 = 3.000 giờ; nếu thời gian tại Biểu B1 là số trước thay đổi, số hóa giảm 500 giờ, thuê dịch vụ giảm 100 giờ, phát sinh 200 giờ việc mới chưa tính thì giờ ròng = 3.000 - 500 - 100 + 200 = 2.600 giờ. Nhu cầu quy đổi = 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người; không tự làm tròn thành 02 biên chế. Nếu Biểu B1 đã đo sau thay đổi thì không tiếp tục trừ 600 giờ đã phản ánh. Sau khi tính số người quy đổi, đối chiếu yêu cầu làm việc đồng thời, chuyên môn, khả năng kiêm nhiệm, điều chuyển và sử dụng chung nhân lực để xác định số người cần bố trí. Không làm tròn tăng từng dòng rồi cộng thành nhu cầu chung. c) PP3 áp dụng đối với công việc tham mưu chiến lược, nghiên cứu, thẩm tra, giám sát, phục vụ lãnh đạo và công việc khác khó chuẩn hóa thời gian. Thực hiện theo các nội dung sau: (1) Lập danh mục sản phẩm, kết quả phải hoàn thành theo chương trình, quyết định giao nhiệm vụ; xác định yêu cầu chất lượng, thời hạn, trách nhiệm và mức độ ưu tiên. (2) Phân tích phần việc, chuyên môn bắt buộc, nhiệm vụ triển khai đồng thời, thời điểm cao điểm và yêu cầu duy trì năng lực thường xuyên. Mức độ phức tạp được mô tả bằng phạm vi, tính mới, yêu cầu liên ngành, trách nhiệm và các vòng phối hợp, thẩm định cần thiết; không tự đặt hệ số nhân biên chế. (3) Lập phương án phân công theo giai đoạn; xác định nhân lực chủ trì, phần sử dụng chung, huy động chuyên gia hoặc thuê dịch vụ nếu được phép. Làm rõ khả năng đáp ứng tiến độ, chuyên môn và yêu cầu hiện diện của từng phương án. (4) Đối chiếu hồ sơ nhiệm vụ tương tự đã hoàn thành, tiến độ, chất lượng thực tế và ý kiến chuyên gia có căn cứ; giải trình khác biệt. Không lấy bình quân hoặc biên chế hiện có làm chuẩn. Phần công việc đo được thời gian có thể áp dụng PP2 để hỗ trợ; phần chưa đủ căn cứ không buộc quy đổi thành giờ. (5) Cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xác nhận số người cần bố trí thường xuyên, số người huy động theo giai đoạn và khả năng sử dụng nhân lực hiện có. Hồ sơ gồm danh mục sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm, yêu cầu chuyên môn, phương án phân công, tài liệu đối chiếu và kết quả thẩm định; chỉ ghi số người quy đổi khi có cơ sở tính riêng. Ví dụ PP3 (minh họa): Một đơn vị được giao đồng thời 02 đề án chính sách; hồ sơ chuyên môn đã xác nhận mỗi đề án cần 01 người chủ trì. Hai đề án có thể sử dụng chung 01 chuyên gia dữ liệu trong giai đoạn phân tích và 01 chuyên gia pháp lý ở giai đoạn thẩm định sau đó. Phương án là bố trí 02 người chủ trì trong thời gian hai đề án cùng triển khai và huy động nhân lực dùng chung theo lịch; không cộng thành 04 biên chế thường xuyên. Nhu cầu lâu dài phải được xác định trên toàn bộ công việc cả năm và khả năng điều phối nhân lực. Các số lượng trong ví dụ không phải định mức cho một đề án. d) Kiểm tra, giải trình: phân biệt người quy đổi, số người cần bố trí và chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền quyết định; xem xét hiện diện, chuyên môn, kiêm nhiệm, điều chuyển, dùng chung nhân lực. Không dùng ngạch, hệ số lương hoặc tỷ lệ giờ không có căn cứ để tính nhu cầu. Một người kiêm nhiệm chỉ tính một lần. Chỉ cộng số người lao động quy đổi cùng kỳ, cùng cơ sở giờ; kết quả khác cơ sở phải chuẩn hóa hoặc báo cáo riêng. Số người thực tế được tổng hợp theo mã nhân sự và nơi quản lý chính; không cộng số lần một người xuất hiện ở các vị trí. Chỉ đưa kết quả đủ căn cứ vào tổng đã kiểm chứng. Trường hợp thiếu dữ liệu, ghi rõ phạm vi và ảnh hưởng; không coi tổng phần đã tính là toàn bộ nhu cầu. Kê khai tại Biểu C3 - Xác định nhu cầu nhân lực; tham khảo Phụ lục III-V. Kết quả: nhu cầu theo từng vị trí, phương pháp và trạng thái xác nhận; phân biệt số người quy đổi với số người cần bố trí. Kết quả PP1, PP3 không có căn cứ quy đổi giờ được ghi theo số người cần bố trí và hồ sơ giải trình, không gán số giờ giả định. Đề xuất biên chế ghi riêng tại Biểu D2. Bước 7. Đối chiếu nguồn nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế Đối chiếu nhu cầu với nhân lực hiện có trên cùng kỳ, phạm vi, đơn vị tính. Phân biệt người lao động quy đổi, số người và chỉ tiêu biên chế. Trước khi đề nghị điều chỉnh biên chế phải xem xét các phương án bố trí lại, điều chuyển, bồi dưỡng, kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực, đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng công nghệ và thuê dịch vụ hợp pháp theo thẩm quyền. Đối chiếu năng lực để lựa chọn tiếp tục bố trí, đào tạo, bố trí lại hoặc điều chuyển theo quy định; không lấy điểm đánh giá cá nhân làm hệ số tự động tăng, giảm biên chế. Ví dụ: 02 người, mỗi người dành 50% giờ cho một vị trí, tương đương 1,0 người quy đổi nhưng vẫn là 02 người thực tế. Ví dụ chỉ áp dụng khi cùng kỳ, cùng quỹ thời gian quy đổi và phần thời gian còn lại đã được phân bổ rõ; khi dùng quỹ thời gian đặc thù phải chuẩn hóa trước khi so sánh. Phương án giao biên chế giai đoạn 2027 - 2031 lập từng năm theo nhiệm vụ, sản lượng, chuyển đổi số, điều kiện thực hiện, nguồn tài chính và biến động nhân lực; không nhân một tỷ lệ tăng, giảm cố định. Tổng hợp riêng công chức, viên chức và chế độ khác; với viên chức phân biệt nguồn ngân sách và nguồn thu theo quy định. Người kiêm nhiệm, nhân lực ngành dọc chỉ tính một lần ở đầu mối quản lý biên chế. Biên chế đã giao chỉ phân đến vị trí khi quyết định có nội dung đó; nếu giao tổng thì ghi ở cấp giao, không lặp vào từng dòng. Tổng thời gian phân bổ của một người phải phù hợp quỹ thời gian làm việc. Nhân lực dùng chung giữa các cơ quan phải được bên giao và bên nhận xác nhận phần việc, thời gian, trách nhiệm; không dùng trùng quỹ thời gian. Kê khai tại Biểu D1 và Biểu D2; tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: phương án bố trí, cơ cấu lại đội ngũ và đề nghị biên chế từng năm 2027-2031 theo thẩm quyền. Bước 8. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả Cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; lấy ý kiến bộ phận chuyên môn, cán bộ có liên quan trước khi xác nhận phương án. Người đứng đầu chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc, kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án sử dụng biên chế; gửi bộ biểu nghiệp vụ và danh sách nội dung chưa đủ căn cứ, chưa được xác nhận (nếu có) theo đầu mối quy định. Các cơ quan đầu mối quản lý, tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, xử lý trùng lặp, đối chiếu phạm vi và yêu cầu bổ sung những nội dung còn thiếu hoặc chưa phù hợp. Ban Tổ chức Trung ương tổ chức tiếp nhận, kiểm tra tự động, đối chiếu dữ liệu giữa các cơ quan, khối và cấp; phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền kiểm chứng những nội dung cần thiết; quản lý tiến độ, lưu lịch sử cập nhật, xác nhận kết quả tích hợp và xây dựng cơ sở dữ liệu vị trí việc làm thống nhất trong hệ thống chính trị. Kết quả kiểm tra tự động không thay thế trách nhiệm xác nhận nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện hoặc cơ quan có thẩm quyền. Dữ liệu chưa kiểm chứng được quản lý riêng, không sử dụng làm căn cứ trực tiếp xác định nhu cầu biên chế đã được xác nhận.