Phê duyệt vị trí việc làm viên chức theo Nghị định 232/2026: các bước đơn vị sự nghiệp cần làm

Đơn vị sự nghiệp công lập đang phải làm lại hồ sơ vị trí việc làm viên chức theo Nghị định 232/2026/NĐ-CP. Bài viết này tóm lược các bước thực hiện, hồ sơ cần có, thời hạn và mốc chuyển tiếp, dựa trên nguyên văn Nghị định. Toàn văn và tóm tắt từng Điều có tại trang Nghị định 232/2026/NĐ-CP.

Nghị định 232/2026 áp dụng cho đơn vị nào?

Nghị định áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập thuộc bộ, cơ quan ngang bộ; thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (kể cả đơn vị thuộc sở, chi cục, tổ chức hành chính khác); đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu; và viên chức theo Điều 1 Luật Viên chức số 129/2025/QH15 (Điều 2).

Một số cơ quan được tự quyết định việc áp dụng: cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị – xã hội; Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ Quốc phòng, Bộ Công an trong đơn vị thuộc phạm vi quản lý (Điều 17).

Ai phê duyệt vị trí việc làm của đơn vị?

Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên, tổ chức khoa học và công nghệ công lập hoặc trường hợp khác theo pháp luật chuyên ngành tự quyết định vị trí việc làm. Các đơn vị còn lại do bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, hoặc phân cấp, ủy quyền cho cơ quan quản lý hay cho chính đơn vị (khoản 1 Điều 11).

Đơn vị phải chuẩn bị những gì?

Điều 9 giao đơn vị bốn việc: lựa chọn vị trí việc làm cụ thể từ danh mục khung (Phụ lục I, II, III); chọn bậc nghề nghiệp sử dụng cho từng vị trí; xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực; xác định tỷ lệ viên chức theo bậc nghề nghiệp. Hồ sơ đề nghị phê duyệt gồm (khoản 2 Điều 11):

1. Văn bản đề nghị phê duyệt vị trí việc làm;
2. Danh mục vị trí việc làm được sử dụng trong đơn vị;
3. Bản mô tả công việc và khung năng lực của từng vị trí việc làm;
4. Các bậc nghề nghiệp được sử dụng trong từng vị trí việc làm;
5. Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp trong từng vị trí việc làm.

Bản mô tả công việc và khung năng lực gồm gì?

Mỗi vị trí việc làm xây dựng một bản mô tả công việc và khung năng lực với các nội dung cơ bản: thông tin chung; mục tiêu của vị trí; công việc, kết quả, sản phẩm đầu ra đo lường được (tương ứng từng bậc); khung năng lực (tương ứng từng bậc); mối quan hệ công tác; phạm vi, quyền hạn; yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất, gồm tiêu chuẩn chuyên môn, nghề nghiệp và điều kiện hành nghề nếu có (khoản 1 Điều 8). Vị trí quản lý phải xác định thêm nội dung công việc quản lý, sản phẩm đầu ra và năng lực quản lý. Nếu pháp luật chuyên ngành có chuẩn nghề nghiệp, tiêu chuẩn chức danh, điều kiện hành nghề thì phải tích hợp vào bản mô tả.

Bậc nghề nghiệp và tỷ lệ viên chức theo bậc

Bậc nghề nghiệp gồm 5 bậc, từ bậc 1 (thấp nhất) đến bậc 5 (cao nhất). Đơn vị tự xác định số bậc áp dụng cho từng vị trí nhưng không vượt số bậc quy định tại Phụ lục II và III (Điều 7). Việc thay đổi bậc không làm thay đổi vị trí việc làm của viên chức.

Về tỷ lệ (khoản 2 Điều 10): vị trí có bậc cao nhất là bậc 5 thì tỷ lệ ở bậc 5 không quá 30% và bậc liền kề dưới không quá 40% tổng biên chế viên chức được giao cho vị trí đó; vị trí có bậc cao nhất là bậc 4 thì bậc 4 không quá 40%; vị trí chỉ dùng 2 bậc thì bậc cao hơn không quá 50%. Đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên, tổ chức khoa học và công nghệ công lập hoặc trường hợp khác theo pháp luật chuyên ngành được quyết định tỷ lệ khác phù hợp yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính (khoản 3). Tỷ lệ không áp dụng với vị trí không xác định bậc hoặc chỉ có một bậc. Số còn thiếu ở một bậc không được cộng sang bậc thấp hơn (khoản 5).

Trình tự và thời hạn phê duyệt

Với đơn vị do bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt: đơn vị gửi hồ sơ cho cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ; trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ thiếu thì phải có văn bản đề nghị hoàn thiện; trong 30 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ phải rà soát, tổng hợp, báo cáo; trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận báo cáo, cấp có thẩm quyền ban hành quyết định (khoản 3 Điều 11).

Nội dung rà soát gồm: sự phù hợp của danh mục vị trí với chức năng, nhiệm vụ; sự phù hợp của bản mô tả công việc, khung năng lực; việc lựa chọn bậc nghề nghiệp; tỷ lệ viên chức theo bậc. Với đơn vị tự quyết định (hoặc được phân cấp, ủy quyền), đơn vị lập hồ sơ, tổ chức thẩm định nội bộ (nếu có) rồi ban hành quyết định phê duyệt (khoản 4).

Quyết định phê duyệt có nội dung gì và dùng để làm gì?

Quyết định gồm danh mục vị trí việc làm được sử dụng, các bậc nghề nghiệp từng vị trí, tỷ lệ viên chức theo bậc và bản mô tả công việc, khung năng lực (khoản 5 Điều 11). Quyết định là căn cứ để tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và quản lý viên chức; việc tuyển dụng, bố trí, sử dụng phải đúng danh mục, bậc và tỷ lệ đã phê duyệt, trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác (khoản 6).

Mốc chuyển tiếp: hạn 01/7/2027

Theo Điều 18, chậm nhất đến 01/7/2027, các bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan, đơn vị được phân cấp, ủy quyền phải ban hành quyết định phê duyệt vị trí việc làm viên chức theo Nghị định mới để thay các quyết định đã có, và bố trí viên chức vào vị trí việc làm theo danh mục đã duyệt. Viên chức tuyển dụng từ 01/7/2026 mà đơn vị chưa được phê duyệt theo Nghị định này cũng phải hoàn thành việc phê duyệt và bố trí chậm nhất đến 01/7/2027. Trong thời gian chưa có quyết định mới, các quyết định phê duyệt ban hành trước đó tiếp tục được áp dụng cho tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.

Khi nào phải điều chỉnh danh mục vị trí việc làm?

Điều 12 cho phép điều chỉnh danh mục khi có thay đổi một trong các căn cứ tại khoản 1 Điều 23 Luật Viên chức số 129/2025/QH15, hoặc khi cần cơ cấu lại, sắp xếp đội ngũ. Tỷ lệ viên chức theo bậc được điều chỉnh khi đổi chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoặc phạm vi hoạt động; đổi yêu cầu về chất lượng, cơ cấu sản phẩm, dịch vụ sự nghiệp công; thực hiện chiến lược nguồn nhân lực hoặc cơ cấu lại đội ngũ; hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Việc điều chỉnh thực hiện theo trình tự tại Điều 11.

Bậc nghề nghiệp gắn với lương như thế nào?

Trong thời gian chưa thực hiện chế độ tiền lương mới, viên chức áp dụng Bảng 3 ban hành kèm Nghị định 204/2004/NĐ-CP: bậc 1 áp dụng lương viên chức loại B; bậc 2 loại A0; bậc 3 loại A1; bậc 4 loại A2 nhóm 1 (A2.1); bậc 5 loại A3 nhóm 1 (A3.1) (khoản 3 Điều 7). Khi chuyển từ chức danh nghề nghiệp sang bậc nghề nghiệp, viên chức xếp lương loại B vào bậc 1 và viên chức xếp lương loại A0 vào bậc 2, tiếp tục xếp lương theo hệ số đang hưởng; các loại còn lại xem khoản 2 Điều 18.

Phân biệt với việc kê khai cơ sở dữ liệu vị trí việc làm của Trung ương

Hồ sơ phê duyệt theo Nghị định 232/2026 là một việc. Việc kê khai cơ sở dữ liệu vị trí việc làm gắn với phương án giao biên chế giai đoạn 2027–2031 theo Kết luận 107-KL/TW và Hướng dẫn 07-HD/BTCTW là việc khác, do cấp có thẩm quyền của hệ thống chính trị chỉ đạo. Xem tổng hợp văn bản và tóm tắt tại trang Vị trí việc làm, gồm Kết luận 107-KL/TW và Hướng dẫn 07-HD/BTCTW.

Lưu ý khi áp dụng

• Nghị định 232/2026 thay các quy định về vị trí việc làm viên chức của Nghị định 106/2020/NĐ-CP (khoản 2 Điều 16); Nghị định 106/2020 chỉ hết hiệu lực ở phần liên quan đến vị trí việc làm viên chức.
• Bản mô tả công việc và khung năng lực phải phù hợp hướng dẫn của bộ quản lý ngành về chuẩn nghề nghiệp, tiêu chuẩn chức danh, điều kiện hành nghề (khoản 2 Điều 9).
• Các thông tư hướng dẫn ban hành trước Nghị định, như Thông tư 19/2023/TT-BGDĐT và Thông tư 20/2023/TT-BGDĐT của ngành giáo dục, cần đối chiếu với Nghị định mới và hướng dẫn của bộ trước khi áp dụng.
• Phụ lục I, II, III (danh mục vị trí việc làm khung) là căn cứ chọn vị trí; hãy đối chiếu trực tiếp với bản chính thức trên Công báo.

Bài viết tổng hợp từ nguyên văn Nghị định 232/2026/NĐ-CP, mang tính tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật và tư vấn pháp lý. Đơn vị nên kiểm tra văn bản sửa đổi, hướng dẫn mới nhất và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp.