Chủ đề ôn thi Nghiệp vụ chuyên ngành (theo danh mục ôn tập)

Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ

Bài học trong chủ đề

38 bài · 103 câu hỏi

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Điều 1 xác định Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết 05 nội dung được giao tại Luật Lưu trữ, gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ chuyên dụng, lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện và điều kiện, trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Điều 2. Giải thích từ ngữ Điều 2 giải thích 14 từ ngữ quan trọng dùng trong Nghị định 113/2025/NĐ-CP, bao gồm khái niệm về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, mã lưu trữ hồ sơ, mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, các loại kho lưu trữ, trung tâm dữ liệu, hệ thống lưu trữ dự phòng, nền tảng Lưu trữ số quốc gia, hệ thống phần mềm, xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.
Điều 3. Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ Điều này quy định các thông tin cơ bản của hồ sơ lưu trữ, tài liệu lưu trữ, tài liệu phim/ảnh, tài liệu ghi âm/ghi hình và yêu cầu đồng bộ với cấu trúc dữ liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Điều 4. Xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Điều này quy định việc thiết kế kiến trúc dữ liệu, nguồn dữ liệu và trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Điều 5. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương Điều 5 quy định về kiến trúc dữ liệu, các nguồn dữ liệu, trách nhiệm cập nhật và tần suất cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương; đồng thời yêu cầu kết nối với Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Điều 6. Kết nối, chia sẻ, khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Điều 6 quy định các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải kết nối với nhau; quyền khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu của mình; và trách nhiệm của chủ quản cơ sở dữ liệu trong việc sử dụng, chia sẻ thông tin.
Điều 7. Trách nhiệm xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Điều 7 quy định chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số; bảo đảm liên kết với địa chỉ lưu trữ tài liệu gốc; và việc đăng ký, cập nhật, báo cáo tình hình cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Điều 8. Yêu cầu chung đối với Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác Điều 8 nêu các yêu cầu chung về an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài và thuận lợi sử dụng đối với Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác; vị trí, thiết kế kho; biện pháp bảo vệ 24/7; và các khu vực trong kho lưu trữ.
Điều 9. Quy mô của Kho tài liệu giấy Điều 9 quy định quy mô của Kho tài liệu giấy được xác định trên cơ sở số lượng tài liệu lưu trữ cần bảo quản, gồm 04 mức độ; và các căn cứ xác định số lượng mét giá tài liệu cần bảo quản.
Điều 10. Yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập, có lối ra vào riêng và đáp ứng các yêu cầu về diện tích, kết cấu, thiết bị bảo quản, an ninh, phòng cháy chữa cháy và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm.
Điều 11. Các khu vực khác của kho lưu trữ Kho lưu trữ ngoài khu bảo quản còn có khu xử lý nghiệp vụ, khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật, khu hành chính và khu phục vụ công chúng. Việc bố trí các khu vực này phụ thuộc quy mô kho và nhu cầu thực tế; kho tài liệu giấy mức độ 3, 4 phải bố trí riêng biệt khu hành chính và khu phục vụ công chúng.
Điều 12. Yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và phòng cháy, chữa cháy Hệ thống điện chiếu sáng, cấp thoát nước trong kho lưu trữ phải được lắp đặt riêng, bảo đảm an toàn. Đường ống nước phải kín, không rò rỉ, không đi qua khu bảo quản và không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên. Phòng cháy chữa cháy phải phù hợp công năng, đặc điểm công trình và tính chất vật lý của từng loại tài liệu.
Điều 13. Yêu cầu của Kho lưu trữ số Điều 13 quy định các yêu cầu đối với Kho lưu trữ số của cơ quan, tổ chức, bao gồm tuân thủ pháp luật, phù hợp Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, kiểm soát phân quyền truy cập, đáp ứng năng lực lưu trữ, thiết kế hạ tầng công nghệ, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, độ tin cậy, an toàn bảo mật, khả năng sử dụng, lưu trữ theo thời hạn, tiêu chuẩn quốc gia/quốc tế và yêu cầu an toàn thông tin.
Điều 14. Quy mô của Kho lưu trữ số Điều 14 phân chia Kho lưu trữ số thành 04 mức độ dựa trên dung lượng dữ liệu cần lưu trữ, hệ thống phần mềm, hạ tầng lắp đặt thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin. Mỗi mức độ có quy định cụ thể về dung lượng, loại hệ thống phần mềm và yêu cầu hạ tầng tương ứng.
Điều 15. Hạ tầng kỹ thuật của Kho lưu trữ số Điều 15 quy định yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật của Kho lưu trữ số, bao gồm hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin, thiết kế xây dựng, trung tâm dữ liệu (DC), trung tâm dữ liệu dự phòng (DR) và hệ thống lưu trữ dự phòng (RR).
Điều 16. Yêu cầu đối với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các quy định tại Điều 13, 14 Nghị định 113/2025/NĐ-CP và 8 yêu cầu bổ sung về nghiệp vụ, an ninh, truy cập, xác thực, ký số, bảo quản lâu dài và chức năng hỗ trợ.
Điều 17. Chức năng thu, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ 9 chức năng thu, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số, từ thu theo chuẩn gói tin, kiểm tra tính đầy đủ, xác thực, bảo mật, chuyển đổi định dạng, cập nhật trạng thái đến từ chối gói tin sai tiêu chuẩn và đóng gói nộp vào lưu trữ lịch sử.
Điều 18. Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số Điều 18 quy định hai nhóm chức năng bắt buộc của Hệ thống: phân loại tài liệu lưu trữ số (5 chức năng) và xác định giá trị, bảo quản tài liệu lưu trữ số (11 chức năng), bảo đảm quản lý, khai thác và duy trì tài liệu trong Kho lưu trữ số.
Điều 19. Chức năng sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số Điều 19 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ số (khoản 1) và chức năng phát huy giá trị tài liệu (khoản 2). Các chức năng bao gồm quản lý truy cập, tìm kiếm, phân loại độc giả, xuất kết quả, phân quyền an ninh, hỗ trợ 24/7, thông báo trạng thái, cung cấp thông tin xác thực; và hỗ trợ công bố, trưng bày, triển lãm, khoanh vùng truy cập, đa ngôn ngữ.
Điều 20. Chức năng hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị Điều 20 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện nghiệp vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Các chức năng gồm tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ hết thời hạn; đánh giá, xác định lại thời hạn; thông báo tài liệu dự kiến hủy gán với hồ sơ khác; xuất danh mục; lưu lịch sử; bảo đảm đồng bộ với Kho lưu trữ số và hệ thống khác.
Điều 21. Chức năng quản trị cơ sở dữ liệu và sao lưu phục hồi dữ liệu Điều 21 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng quản trị cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (khoản 1) và chức năng sao lưu, phục hồi dữ liệu (khoản 2). Các chức năng bao gồm kết nối liên thông, quản lý dữ liệu chủ, xác định hồ sơ gốc, quản lý cơ sở dữ liệu độc lập, cập nhật, chia sẻ, xuất báo cáo, lưu vết giao dịch; và quy trình sao lưu phục hồi, kiểm soát quyền quản trị viên, bảo đảm nguyên vẹn, không cho phép vô hiệu hóa sửa xóa trong quá trình sao lưu, hỗ trợ lệnh vô hiệu hóa sửa xóa trong hệ thống, báo cáo tự động định kỳ, lưu lịch sử.
Điều 22. Chức năng hỗ trợ vận hành Kho lưu trữ số Điều 22 quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ 7 nhóm chức năng vận hành Kho lưu trữ số, bao gồm: quản trị chung, quản trị người dùng, kiểm soát vai trò quản trị, quản lý thiết bị mạng và bảo mật, quản lý giao nhận tài liệu số, quản lý hoạt động giao nhận tin, và quản lý sự di chuyển, tiếp nhận tài liệu.
Điều 23. Dữ liệu của Kho Lưu trữ số Điều 23 quy định thành phần dữ liệu trong Kho Lưu trữ số gồm tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đồng thời nêu các yêu cầu quản lý dữ liệu như tập trung, liên kết, toàn vẹn, sao lưu và tuân thủ quy định về định dạng, thể thức.
Điều 24. Bảo trì, bảo dưỡng Kho lưu trữ số Điều 24 quy định trách nhiệm xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng phòng máy chủ; phối hợp giữa các đơn vị; điều kiện đối với đơn vị dịch vụ và yêu cầu không làm gián đoạn dịch vụ, báo cáo sự cố.
Điều 25. Kiểm tra, báo cáo định kỳ Điều 25 quy định đơn vị quản lý Kho lưu trữ số kiểm tra 6 tháng/lần việc tuân thủ quy định về quản lý, sử dụng phòng máy chủ; nêu các nội dung kiểm tra, báo cáo cụ thể.
Điều 26. Nguyên tắc lưu trữ dự phòng Điều 26 nêu các nguyên tắc lưu trữ dự phòng: bảo đảm toàn vẹn, tin cậy, chính xác; khả năng sử dụng khi tài liệu gốc mất hoặc không dùng được; hạn chế rủi ro thiên tai, thảm họa, phụ thuộc công nghệ; cập nhật công nghệ; lập dự phòng cho tài liệu tư có giá trị đặc biệt và khuyến khích xã hội hóa.
Điều 27. Tài liệu lưu trữ dự phòng Tài liệu lưu trữ dự phòng được tạo lập bằng phương pháp kỹ thuật, công nghệ đặc biệt, tiên tiến, phù hợp với từng loại tài liệu gốc và sự phát triển của khoa học công nghệ. Tài liệu dự phòng có giá trị pháp lý như tài liệu gốc khi được xác thực bởi cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, với thông tin xác thực tối thiểu gồm mã tài liệu gốc, cơ quan quản lý, thời gian tạo lập và công nghệ tạo lập. Vật mang tin của tài liệu dự phòng phải đảm bảo sử dụng và đáp ứng một trong hai điều kiện: có tính chất khác với vật mang tin gốc hoặc dùng công nghệ, thiết bị tiên tiến hơn; hoặc có độ bền vật lý cao, bền vững với môi trường bảo quản.
Điều 28. Lựa chọn tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng Điều 28 quy định các căn cứ lựa chọn tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng, bao gồm: tài liệu đã được công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng. Đối với tài liệu giấy và vật mang tin khác, dấu hiệu gồm nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin. Đối với tài liệu điện tử, dấu hiệu gồm công nghệ tạo lập lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.
Điều 29. Công nghệ lưu trữ dự phòng Điều 29 quy định cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng quyết định lựa chọn công nghệ, thiết bị phù hợp với từng loại hình tài liệu gốc và từng giai đoạn. Cần sử dụng đa dạng công nghệ lưu trữ dự phòng đối với các khối tài liệu khác nhau để giảm thiểu rủi ro về công nghệ. Cơ quan này cũng chủ động nghiên cứu, cập nhật công nghệ phù hợp với xu hướng lưu trữ thế giới.
Điều 30. Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng Điều 30 quy định việc tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Đối với tài liệu có giá trị đặc biệt, tài liệu do cơ quan Nhà nước quản lý được tạo lập tại thời điểm được công nhận; tài liệu tư do chủ sở hữu quyết định. Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thống kê và gửi hằng năm; cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng xây dựng kế hoạch bảo đảm nguồn lực. Tài liệu dự phòng được tạo lập cơ sở dữ liệu đồng bộ với cơ sở dữ liệu của tài liệu gốc.
Điều 31. Bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng Điều 31 quy định tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản riêng biệt tại địa điểm khác, xa địa điểm bảo quản tài liệu gốc để phòng tránh rủi ro thiên tai, thảm họa. Tài liệu được bảo quản trong Kho lưu trữ chuyên dụng có trang thiết bị phù hợp, đáp ứng nguyên tắc lưu trữ dự phòng. Tài liệu được bảo quản bằng thiết bị phù hợp với đặc thù vật mang tin và thông tin; được kiểm tra định kỳ, chuyển đổi hoặc tạo lập lại; cơ sở dữ liệu được kiểm tra, sao lưu theo quy định.
Điều 36. Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác Điều 36 quy định ba nhóm điều kiện để kinh doanh hạ tầng kỹ thuật bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác. Cụ thể, phải tuân thủ Luật Lưu trữ và các điều kiện bổ sung của Nghị định 113/2025/NĐ-CP. Điều kiện gồm: hạ tầng kỹ thuật đặt tại Việt Nam đáp ứng yêu cầu của Nghị định và có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề.
Điều 37. Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Điều 37 quy định điều kiện để kinh doanh hạ tầng kỹ thuật lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Có bốn nhóm điều kiện: tuân thủ Luật Lưu trữ và các khoản của Điều 37; hạ tầng đáp ứng yêu cầu kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu theo pháp luật viễn thông và đặt tại Việt Nam; có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; và có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật 24/7.
Điều 38. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Điều 38 quy định thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (Sở Nội vụ cấp), nơi nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ cho hai trường hợp (theo Điều 36 và Điều 37 Nghị định 113/2025/NĐ-CP), hình thức nộp và nhận kết quả, thời hạn giải quyết, và các trường hợp Giấy chứng nhận không còn hiệu lực.
Điều 39. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Điều 39 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ, hồ sơ, hình thức nộp hồ sơ và nhận kết quả, thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ cấp lại.
Điều 40. Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Điều 40 quy định thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ thuộc Sở Nội vụ; mẫu quyết định thu hồi; các trường hợp bị thu hồi; thời hạn ban hành quyết định đối với trường hợp không còn đủ điều kiện và trách nhiệm của tổ chức bị thu hồi.
Điều 41. Công khai thông tin về tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ Điều 41 quy định trách nhiệm của Sở Nội vụ công khai thông tin về việc cấp, cấp lại, thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ trong thời hạn 05 ngày làm việc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Điều 44. Trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Điều 44 phân định trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng: cơ quan, tổ chức lưu trữ tài liệu vĩnh viễn thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam phải bố trí nguồn lực xây dựng kho hoặc sử dụng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật; cơ quan, tổ chức, cá nhân lưu trữ tài liệu có thời hạn hoặc tài liệu tư phải bố trí không gian, trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật, phần mềm cần thiết.